Office Manager

*in English below*

We zijn opzoek naar onze nieuwe Office Manager als versterking van ons team.

Taken:

  • Ondersteuning en opvolging van alle administratieve taken binnen ons bureau, je zorgt ervoor dat alles vlot loopt;
  • Hospitality taken uitvoeren: bezoekers begroeten, telefoontjes beantwoorden en doorverbinden, kantoorevenementen organiseren;
  • Voorbereiden van vergaderingen met klanten en bezoekers;
  • Ontvangen en sorteren van inkomende post en leveringen, mails versturen;
  • Bewaken en beheren van de voorraad kantoorbenodigdheden en indien nodig bestellingen plaatsen;
  • Beheer kantoorbudgetten;
  • Ontwikkelen van kantoorbeleid / procedures en ervoor zorgen dat deze op de juiste manier worden geïmplementeerd;
  • Ontwerp en implementeer archiefsystemen, zorg ervoor dat ze onderhouden en actueel zijn;
  • Ordenen en orde houden in alle ruimtes van het kantoor (ncbham’s Marie Kondo);
  • Beheer schoonmaak- en onderhoudsdiensten;
  • Voorraad beheren, lijsten bijhouden (meubels, IT etc.);
  • Identificeer kansen voor kantoorverbeteringen;
  • Reageren op ondersteunende eisen en verzoeken van management en teamleden;
  • Ondersteuning van het team bij het opmaken en afdrukken van klantrapporten, het opstellen van klantdossiers en wedstrijden;
  • Indien nodig andere administratieve ondersteuning bieden, waaronder het plannen van groepsbijeenkomsten, het bijhouden van agenda’s, onderzoek doen en rapporten maken;
  • Uitvoeren van onboarding proces voor nieuwe teamleden;
  • Assisteren van onze financieel medewerker indien nodig.

Competenties & ervaringen:

  • Je werkt gestructureerd, gedetailleerd en proactief;
  • Je werkt perfect met Microsoft Word, Excel, Powerpoint en Teams;
  • Je bent een teamplayer, je werkt graag met een creatief team vol unieke & enthousiaste individuen van over de hele wereld;
  • Je bent iemand die dingen vil verbeteren en optimaliseren;
  • Je spreekt en schrijft perfect Frans & Nederlands, daarnaast is het geen probleem om in het engels met je collegas te spreken.

Klinkt goed? Zie je hier jezelf in? Stuur dan je digitale portfolio & cv naar jobs@ncbham.be.

Tot snel!

***

We are looking for a new team member: our Office Manager

You:

  • Oversee and support all administrative duties in the office and ensure that office is operating smoothly
  • Perform hospitality duties: greet visitors, answer and direct phone calls, organise office events
  • Prepare meetings with clients and visitors
  • Receive and sort incoming mail and deliveries, send mails
  • Monitor and manage office supplies inventory, and place orders as necessary
  • Manage office budgets
  • Develop office policies and procedures, and ensure they are implemented appropriately
  • Design and implement filing systems, ensure they are maintained and current
  • Organise and keep order in all spaces of the office (ncbham’s Marie Kondo)
  • Manage cleaning and maintenance services
  • Manage inventory, keep lists (furniture, IT etc.)
  • Identify opportunities for office improvements
  • Respond to supporting demands and requests from management and team members
  • Support the team in formatting and printing customer reports, preparing customer files and competitions
  • Provide other administrative support as necessary, including scheduling group meetings, maintaining calendars, doing research, and creating reports
  • Carrying-out onboarding process for new team members
  • Assist a financial officer when necessary

You :

  • are organised, proactive and detail-oriented
  • are proficient in Microsoft Word, Excel, Powerpoint and Teams
  • are a team player: you enjoy working with a team of creative, unique and dynamic individuals from all over the world
  • someone who wants to improve things,
  • are fluent in Dutch & French (spoken & written), you are able to speak English with your colleagues

Want to join us? Send you application to jobs@ncbham.be.

Looking forward to meeting you!

up